เขียนโดย ทีมกฎหมาย Thai Legal & Immigration · ตรวจทานล่าสุด · นโยบายบรรณาธิการ
หน่วยงานใดบ้างที่เรียกขอสำเนาเอกสารรับรองถูกต้อง
ธนาคารในต่างประเทศ แพลตฟอร์มการลงทุน ผู้ให้บริการชำระเงิน มหาวิทยาลัย องค์กรวิชาชีพ และหน่วยงานราชการต่างประเทศ มักกำหนดให้ยื่นสำเนาที่ได้รับการรับรองถูกต้องของหนังสือเดินทาง ปริญญาบัตร ใบรายงานผลการศึกษา ทะเบียนสมรส หรือใบแจ้งหนี้ค่าสาธารณูปโภค การรับรองนี้ช่วยให้หน่วยงานดังกล่าวสามารถใช้ประโยชน์จากสำเนาเอกสารได้โดยไม่ต้องเรียกเก็บเอกสารต้นฉบับจริง
เอกสารและสิ่งที่ต้องนำมาแสดง
ทนายความสามารถให้การรับรองได้เฉพาะเอกสารที่ได้ตรวจพบจากต้นฉบับจริงเท่านั้น:
- เอกสารต้นฉบับจริงเท่านั้น เอกสารที่เป็นสำเนาไม่สามารถนำมารับรองว่าเป็นสำเนาถูกต้องของต้นฉบับได้
- หนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัวประชาชน เพื่อให้ทนายความตรวจสอบยืนยันตัวบุคคลได้อย่างถูกต้อง
- ข้อความหรือรูปแบบการรับรองเฉพาะตามที่หน่วยงานปลายทางกำหนด (หากมี) เช่น บางหน่วยงานกำหนดให้ระบุข้อความว่า 'ข้าพเจ้าขอรับรองว่าเอกสารนี้เป็นสำเนาถูกต้องของต้นฉบับ และเป็นรูปถ่ายที่แท้จริงของผู้ถือเอกสาร'
- ข้อมูลเกี่ยวกับข้อกำหนดเรื่องอายุเอกสาร เนื่องจากสถาบันการเงินหลายแห่งกำหนดให้ใช้เอกสารที่ได้รับการรับรองภายในระยะเวลาไม่กี่เดือนเท่านั้น
เอกสารที่ต้องใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษ
เอกสารภาษาไทยที่นำไปใช้ในต่างประเทศมักต้องผ่านการแปลและรับรองคำแปลถูกต้องควบคู่กัน ส่วนเอกสารทะเบียนราษฎรของต่างประเทศ เช่น สูติบัตร โดยทั่วไปต้องผ่านการรับรองความถูกต้องจากประเทศผู้มีอำนาจออกเอกสาร การรับรองสำเนาถูกต้องในประเทศไทยอาจไม่เพียงพอหากหน่วยงานปลายทางต้องการการรับรองจากต้นทาง ดังนั้น จึงควรตรวจสอบข้อกำหนดของประเทศปลายทางก่อนดำเนินการรับรองเสมอ
ขั้นตอนการรับรองความถูกต้องเพิ่มเติม
หน่วยงานเอกชนบางแห่งอาจยอมรับสำเนาที่ได้รับการรับรองจากทนายความโดยตรง แต่หน่วยงานของรัฐมักกำหนดให้ต้องผ่านการรับรองนิติกรณ์เอกสารจากกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ และสถานเอกอัครราชทูตของประเทศปลายทางเพิ่มเติม
ประเทศไทยได้ภาคยานุวัติเข้าเป็นภาคีของอนุสัญญาอะโพสทีล (Apostille Convention) เมื่อวันที่ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลบังคับใช้สำหรับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ก่อนถึงวันดังกล่าว เอกสารยังคงต้องผ่านขั้นตอนการรับรองนิติกรณ์ทางการกงสุลตามลำดับ และตั้งแต่วันดังกล่าวเป็นต้นไป การรับรองแบบอะโพสทีลอาจนำมาใช้แทนที่สำหรับเอกสารสาธารณะที่อยู่ภายใต้ขอบเขตของอนุสัญญาระหว่างประเทศไทยและประเทศปลายทาง
Related services
เหตุใดประเทศไทยจึงใช้ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารแทนระบบโนตารีพับลิก
ประเทศไทยใช้ระบบกฎหมายที่ไม่มีตำแหน่งเจ้าพนักงานรับรองเอกสารฝ่ายกฎหมายแพ่ง (Civil-law Notary) หรือโนตารีพับลิก (Notary Public) ตามระบบคอมมอนลอว์แบบดั้งเดิม การปฏิบัติหน้าที่รับรองเอกสารในราชอาณาจักรอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของสภาทนายความ ตามข้อบังคับสภาทนายความ ว่าด้วยการขึ้นทะเบียนทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร พ.ศ. 2551 ทนายความที่ผ่านการอบรม ทดสอบ และขึ้นทะเบียนอย่างเป็นทางการจะได้รับใบอนุญาตเป็น Notarial Services Attorney หรือทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร เมื่อหน่วยงานในต่างประเทศเรียกขอสำเนาหนังสือเดินทางที่ผ่านการรับรองจากประเทศไทย ทนายความผู้ได้รับอนุญาตนี้จะเป็นผู้ทำหน้าที่ตรวจสอบต้นฉบับ บันทึกข้อความรับรอง พร้อมลงลายมือชื่อและประทับตราตามมาตรฐานวิชาชีพ
บริษัท ไทย ลีเกิล แอนด์ อิมมิเกรชั่น คอนซัลติ้ง เซอร์วิส จำกัด มีทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) จำนวน 7 ท่าน พร้อมให้บริการรับรองเอกสาร ณ สำนักงานในกรุงเทพมหานคร (ลาดพร้าว ซอย 95) และสำนักงานขอนแก่น โดยสามารถนัดหมายล่วงหน้าผ่านทาง LINE @Thailegal เพื่อนำหนังสือเดินทางฉบับจริงมาตรวจสอบ เนื่องจากประเทศไทยไม่มีสำนักงานโนตารีของรัฐโดยตรง หน่วยงานต่างประเทศบางแห่งอาจต้องการข้อมูลยืนยันคุณสมบัติของทนายความ ซึ่งทางสำนักงานสามารถระบุเลขทะเบียนที่ออกโดยสภาทนายความเพื่อให้ฝ่ายตรวจสอบเอกสารในต่างประเทศสามารถสืบค้นสถานะทางวิชาชีพได้
ทั้งนี้ การยอมรับเอกสารขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของหน่วยงานปลายทางในต่างประเทศแต่เพียงผู้เดียว แม้ว่าทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารจะดำเนินการตามข้อบังคับของไทยอย่างถูกต้อง สถาบันการเงิน มหาวิทยาลัย หรือหน่วยงานกำกับดูแลในแต่ละประเทศต่างมีมาตรฐานการพิจารณาเป็นของตนเอง การตรวจสอบข้อกำหนดและรูปแบบที่หน่วยงานปลายทางต้องการก่อนวันนัดหมายจึงช่วยให้การจัดทำเอกสารตรงตามเกณฑ์ที่กำหนด
ความแตกต่างระหว่างการรับรองสำเนาถูกต้อง (True Copy) และการรับรองภาพเสมือนบุคคลจริง (True Likeness)
สถาบันการเงินระหว่างประเทศ แพลตฟอร์มสินทรัพย์ดิจิทัล และฝ่ายกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ในต่างประเทศ มักกำหนดความแตกต่างระหว่างการรับรองสำเนาถูกต้องทั่วไป (Certified True Copy) กับการรับรองภาพเหมือนบุคคลจริง (Certified True Likeness) โดยการรับรองสำเนาถูกต้องทั่วไปเป็นการยืนยันว่าสำเนาเอกสารมีความถูกต้องตรงตามต้นฉบับหนังสือเดินทางที่นำมาแสดง ส่วนการรับรองภาพเหมือนบุคคลจริงกำหนดให้ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารต้องยืนยันทั้งความถูกต้องของเอกสารและการระบุตัวตนของผู้ถือ โดยทนายความต้องเปรียบเทียบใบหน้าของผู้มาติดต่อกับภาพถ่ายในหนังสือเดินทางต่อหน้าอย่างละเอียด
ในกรณีที่ฝ่ายกำกับดูแลกำหนดให้ระบุข้อความรับรองภาพเหมือนบุคคลจริง มักมีข้อความเฉพาะเจาะจงที่ต้องใส่ในตราประทับรับรอง เช่น การยืนยันว่าสำเนาดังกล่าวเป็นภาพจำลองที่ถูกต้องและเป็นรูปถ่ายที่แท้จริงของผู้ถือเอกสาร หากผู้ขอรับรองแจ้งเพียงการรับรองสำเนาทั่วไปโดยไม่ได้ระบุข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทาง เอกสารอาจไม่ผ่านการพิจารณา การนำข้อความที่หน่วยงานต้องการมาแสดงที่สำนักงานกรุงเทพมหานครหรือขอนแก่น จะช่วยให้ทนายความสามารถปรับถ้อยคำในคำรับรองให้สอดคล้องกับระเบียบของหน่วยงานปลายทางได้
นอกจากนี้ การประเมินเพื่อรับรองภาพเหมือนบุคคลจริงยังครอบคลุมถึงการตรวจสภาพเล่มหนังสือเดินทาง ทนายความจะต้องตรวจสอบร่องรอยการดัดแปลง ความสมบูรณ์ของการเย็บเล่ม แผ่นเคลือบป้องกันการปลอมแปลง ตลอดจนความถูกต้องของตัวอักษร หนังสือเดินทางที่หมดอายุหรือชำรุดเสียหายอย่างเห็นได้ชัดจะไม่สามารถรับรองภาพเหมือนบุคคลจริงได้ เนื่องจากระบบการตรวจสอบเพื่อป้องกันการฟอกเงินระดับสากลกำหนดให้ต้องใช้เอกสารประจำตัวที่มีผลสมบูรณ์ตามกฎหมายเท่านั้น
ข้อแตกต่างในการรับรองหนังสือเดินทางต่างประเทศและเอกสารประจำตัวบุคคลสัญชาติไทย
ขั้นตอนการรับรองเอกสารประจำตัวในประเทศไทยมีความแตกต่างกันตามประเภทของเอกสาร สำหรับชาวต่างชาติที่พำนักในไทย หนังสือเดินทางต่างประเทศถือเป็นเอกสารหลักในการแสดงสถานะตามกฎหมาย ในการรับรองหนังสือเดินทางต่างประเทศ ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารจะตรวจความสอดคล้องของระบบแถบอ่านข้อมูลด้วยเครื่อง (Machine Readable Zone) กับข้อมูลตัวอักษร และตรวจสอบว่าหน่วยงานปลายทางต้องการเฉพาะหน้าข้อมูลบุคคลหรือรวมถึงหน้าตราประทับการตรวจลงตราด้วยหรือไม่
ในทางกลับกัน เอกสารประจำตัวของบุคคลสัญชาติไทย เช่น บัตรประจำตัวประชาชน ทะเบียนบ้าน หรือหนังสือเดินทางไทย มีประเด็นด้านภาษาและรูปแบบเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้อง เมื่อนำไปใช้ในต่างประเทศ การรับรองสำเนาเอกสารภาษาไทยมักเป็นเพียงขั้นตอนเบื้องต้น โดยหน่วยงานต่างประเทศส่วนใหญ่กำหนดให้ยื่นคำแปลภาษาอังกฤษที่ได้รับการรับรองความถูกต้องควบคู่กัน ซึ่งทนายความสามารถรับรองสำเนาถูกต้องของต้นฉบับภาษาไทยและรับรองลายมือชื่อของผู้แปล เพื่อรวมเป็นชุดเอกสารเดียวกัน
การรวมชุดเอกสารอย่างถูกต้องมีความสำคัญทั้งต่อเอกสารไทยและเอกสารต่างประเทศ หากหน่วยงานปลายทางต้องการให้รับรองเอกสารที่มีหลายหน้า ทนายความจะใช้วิธีการเข้าเล่มที่มั่นคงปลอดภัย เช่น การตอกตาไก่ การผูกริบบิ้น หรือการประทับตราดุนทับรอยต่อของเอกสาร เพื่อป้องกันการสับเปลี่ยนหรือแก้ไขเอกสารภายหลังการลงนามรับรอง
การเตรียมตัวระหว่างการรับรองนิติกรณ์ทางการกงสุลและระบบอะโพสทีล (Apostille) ในอนาคต
ความจำเป็นในการนำสำเนาหนังสือเดินทางที่รับรองแล้วไปผ่านขั้นตอนทางราชการเพิ่มเติมขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของหน่วยงานผู้รับเอกสาร หน่วยงานภาคเอกชนหลายแห่งยอมรับสำเนาที่ผ่านการลงลายมือชื่อและประทับตราของทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารโดยตรง แต่สำหรับศาล กระทรวงตรวจคนเข้าเมือง หรือหน่วยงานราชการในต่างประเทศ มักกำหนดให้เอกสารต้องผ่านกระบวนการรับรองนิติกรณ์ทางการกงสุลเต็มรูปแบบเพื่อยืนยันสถานะของทนายความผู้รับรอง
ในระบบปัจจุบัน การรับรองนิติกรณ์ทางการกงสุลประกอบด้วยหลายขั้นตอน เอกสารที่ผ่านการรับรองโดยทนายความจะต้องนำไปยื่นต่อกองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศของไทย เพื่อรับรองลายมือชื่อและตราประทับของทนายความ จากนั้นจึงนำไปยื่นต่อสถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทางที่ตั้งอยู่ในประเทศไทยเพื่อรับรองขั้นสุดท้าย
ขั้นตอนดังกล่าวจะเปลี่ยนแปลงไปเมื่ออนุสัญญาอะโพสทีล (Apostille Convention) มีผลบังคับใช้ โดยประเทศไทยได้ภาคยานุวัติเข้าเป็นภาคีเมื่อวันที่ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลบังคับใช้สำหรับประเทศไทยตั้งแต่วันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 เป็นต้นไป ก่อนถึงวันที่กำหนด เอกสารยังคงต้องดำเนินตามขั้นตอนการรับรองนิติกรณ์ทางการกงสุลตามปกติ และตั้งแต่วันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 เอกสารสาธารณะที่เข้าเกณฑ์และนำไปใช้ในประเทศภาคีจะสามารถใช้หนังสือรับรองอะโพสทีลแทนการรับรองที่สถานทูตได้ ทีมทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร 7 ท่านของ บริษัท ไทย ลีเกิล แอนด์ อิมมิเกรชั่น คอนซัลติ้ง เซอร์วิส จำกัด พร้อมให้ข้อมูลผ่าน LINE @Thailegal เพื่อให้การเตรียมเอกสารเป็นไปตามกรอบเวลาและหลักเกณฑ์ที่ถูกต้อง
FAQ
ทนายความสามารถรับรองเอกสารจากไฟล์สแกนที่ส่งทางอีเมลได้หรือไม่
สามารถรับรองเอกสารหลายหน้าพร้อมกันได้หรือไม่
การรับรองสำเนาถูกต้องถือเป็นการรับรองคำแปลด้วยหรือไม่
Sources & references
- Lawyers Council of Thailand — checked 2026-11-04
- Department of Consular Affairs – Legalization — checked 2026-11-04