เขียนโดย ทีมกฎหมาย Thai Legal & Immigration · ตรวจทานล่าสุด · นโยบายบรรณาธิการ
เหตุใดประเทศไทยจึงใช้ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารแทนโนตารีพับลิค
ในหลายประเทศที่ใช้ระบบซีวิลลอว์ โนตารีพับลิคคือเจ้าพนักงานของรัฐที่ได้รับการแต่งตั้งจากทางการ แต่กฎหมายไทยไม่มีตำแหน่งเจ้าพนักงานในลักษณะดังกล่าวโดยตรง นับตั้งแต่สภาทนายความได้ออกข้อบังคับสภาทนายความว่าด้วยการขึ้นทะเบียนทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร พ.ศ. 2551 ทนายความที่มีใบอนุญาตว่าความและผ่านการอบรมตามเกณฑ์ที่สภาทนายความกำหนด จึงสามารถขึ้นทะเบียนเป็นทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) เพื่อให้บริการรับรองเอกสารสำหรับนำไปใช้ภายนอกราชอาณาจักรไทยได้
สถาบันการเงิน ศาล มหาวิทยาลัย และหน่วยงานภาครัฐในต่างประเทศมักระบุเงื่อนไขให้เอกสารต้องผ่านการรับรองโดย 'Notary Public' ในประเทศไทย การใช้หนังสือรับรองจากทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) ที่ขึ้นทะเบียนถูกต้อง ถือเป็นแนวทางปฏิบัติมาตรฐานเพื่อตอบสนองข้อกำหนดดังกล่าว อย่างไรก็ดี หน่วยงานปลายทางที่รับเอกสารจะเป็นผู้ตัดสินใจในขั้นสุดท้ายเสมอว่าเอกสารนั้นเพียงพอและเป็นที่ยอมรับหรือไม่
ขอบเขตงานที่ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารสามารถดำเนินการได้
การปฏิบัติหน้าที่รับรองเอกสารตามมาตรฐานสากลครอบคลุมขอบเขตงานดังต่อไปนี้:
- การรับรองลายมือชื่อของบุคคลที่ลงนามต่อหน้าทนายความ หลังจากได้แสดงเอกสารระบุตัวตนฉบับจริง
- การรับรองสำเนาถูกต้องจากเอกสารต้นฉบับจริงที่นำมาแสดงในวันนัดหมาย
- การบันทึกคำให้การเป็นลายลักษณ์อักษรหรือถ้อยคำสาบาน (Affidavit หรือ Sworn Statement) ภายใต้การสาบานหรือการยืนยันความสัตย์จริง
- การรับรองลายมือชื่อในหนังสือมอบอำนาจ (Power of Attorney), หนังสือแถลงการณ์, หนังสือให้ความยินยอม และมติที่ประชุมบริษัท
- การรับรองเอกสารแสดงตนสำหรับการเปิดบัญชีในต่างประเทศหรือขั้นตอนการตรวจสอบเพื่อปฏิบัติตามกฎระเบียบ (Compliance)
สิ่งที่หนังสือรับรองของทนายความไม่ครอบคลุม
การรับรองลายมือชื่อและเอกสารไม่ได้ทำให้เอกสารนั้นมีความสมบูรณ์ทางกฎหมายในตัวของมันเอง ไม่ได้รับรองว่าข้อความหรือเนื้อหาภายในเอกสารเป็นความจริง และไม่ได้เป็นการแปลเอกสาร นอกจากนี้ การรับรองนี้ไม่สามารถใช้ทดแทนเอกสารที่ออกได้เฉพาะโดยสถานทูต ที่ว่าการอำเภอ หรือศาลไทย เช่น เอกสารการทะเบียนราษฎร หรือหนังสือรับรองความเป็นโสดจากสถานทูต
นอกจากนี้ การรับรองดังกล่าวไม่ได้รับประกันการยอมรับของหน่วยงานในต่างประเทศ เนื่องจากหน่วยงานผู้รับเอกสารแต่ละแห่งมีข้อกำหนดเฉพาะเกี่ยวกับรูปแบบ ภาษา และขั้นตอนการรับรองนิติกรณ์ ด้วยเหตุนี้ เราจึงแนะนำให้ส่งคำแนะนำหรือข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรของหน่วยงานปลายทางมาให้ตรวจสอบก่อนการนัดหมาย
ลำดับขั้นตอนระหว่างการรับรองโดยทนายความ การรับรองนิติกรณ์ และ Apostille
การรับรองโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) มักเป็นขั้นตอนเริ่มต้น บางประเทศปลายทางอาจยอมรับเอกสารที่ผ่านการรับรองจากทนายความโดยตรง แต่ในหลายกรณี ลายมือชื่อของทนายความจะต้องได้รับการรับรองนิติกรณ์เพิ่มเติมจากกองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ และตามด้วยการรับรองนิติกรณ์โดยสถานทูตของประเทศปลายทางที่ตั้งอยู่ในกรุงเทพมหานคร
ประเทศไทยได้ภาคยานุวัติเข้าเป็นภาคีอนุสัญญาอัครพินัยกรรม (Apostille Convention) เมื่อวันที่ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับสำหรับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 จนกว่าจะถึงวันดังกล่าว ขั้นตอนการรับรองเอกสารยังคงต้องดำเนินตามกระบวนการรับรองนิติกรณ์ทางกงสุลตามปกติ และตั้งแต่วันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 เป็นต้นไป การรับรองด้วย Apostille อาจนำมาใช้แทนขั้นตอนกงสุลสำหรับเอกสารมหาชนที่อยู่ภายใต้ขอบเขตของอนุสัญญาระหว่างประเทศไทยและประเทศปลายทางที่เป็นภาคี
การตรวจสอบสถานะทนายความและการนัดหมายรับบริการ
ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารทุกคนจะมีใบรับรองการขึ้นทะเบียนจากสำนักทะเบียนสภาทนายความ ซึ่งระบุเลขทะเบียนและวันหมดอายุอย่างชัดเจน ท่านสามารถตรวจสอบสถานะของทนายความได้โดยตรงกับสภาทนายความ ในพระบรมราชูปถัมภ์ ทั้งนี้ บริษัท ไทย ลีเกิล แอนด์ อิมมิเกรชั่น คอนซัลติ้ง เซอร์วิส จำกัด มีทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร 7 ท่าน ซึ่งได้แสดงใบรับรองไว้บนหน้ารายชื่อทีมงานของเรา
ผู้รับบริการสามารถส่งภาพถ่ายเอกสารพร้อมข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางผ่านทาง LINE @Thailegal หรืออีเมล เพื่อให้ทีมงานตรวจสอบประเภทของการรับรอง ขั้นตอนนิติกรณ์ที่อาจต้องดำเนินการต่อ และกรอบเวลาที่คาดการณ์ พร้อมจัดทำใบเสนอราคาอย่างเป็นทางการก่อนเริ่มดำเนินการ โดยในวันนัดหมายผู้ลงนามทุกคนต้องเตรียมเอกสารแสดงตนฉบับจริงมาแสดง และต้องไม่ลงลายมือชื่อล่วงหน้าก่อนพบทนายความ
Related services
หลักเกณฑ์การตรวจสอบเอกสารแสดงตนและขั้นตอนการลงนามต่อหน้าทนายความ
การจัดทำเอกสารต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) จำเป็นต้องปฏิบัติตามมาตรฐานการระบุตัวตนอย่างเคร่งครัด เพื่อให้หนังสือรับรองที่ออกไปได้รับการยอมรับเมื่อนำไปใช้ในต่างประเทศ ข้อกำหนดสำคัญคือผู้ลงนามต้องไม่ลงลายมือชื่อในเอกสารล่วงหน้าก่อนวันนัดหมาย ตามระเบียบและมาตรฐานวิชาชีพของสภาทนายความ ทนายความจะต้องสังเกตการณ์การลงนามด้วยตนเอง ตรวจสอบตัวตนของผู้ลงนาม และยืนยันว่าบุคคลดังกล่าวได้ลงลายมือชื่อด้วยความสมัครใจและมีสติสัมปชัญญะสมบูรณ์ หากเอกสารมีการลงนามมาก่อนแล้ว ทนายความจะไม่สามารถรับรองการลงนามได้ และผู้ร้องจะต้องพิมพ์เอกสารใหม่เพื่อนำมาลงลายมือชื่อต่อหน้าทนายความเท่านั้น
เอกสารแสดงตนที่สามารถใช้ได้มีเกณฑ์กำหนดไว้อย่างชัดเจน สำหรับชาวต่างชาติต้องแสดงหนังสือเดินทาง (Passport) ฉบับจริงที่ยังไม่หมดอายุ ใบอนุญาตขับขี่ต่างประเทศ บัตรประจำตัวประชาชนต่างชาติ หรือสำเนาเอกสาร ไม่สามารถนำมาใช้แทนหนังสือเดินทางฉบับจริงในขั้นตอนการรับรองได้ สำหรับบุคคลสัญชาติไทยต้องแสดงบัตรประจำตัวประชาชนฉบับจริงหรือหนังสือเดินทางไทยที่ยังไม่หมดอายุ หากชื่อหรือนามสกุลในเอกสารแสดงตนไม่ตรงกับเอกสารที่ต้องการรับรอง เช่น กรณีมีความแตกต่างระหว่างสูติบัตร เอกสารสิทธิ์ที่ดิน หรือมติบริษัท บุคคลดังกล่าวต้องนำเอกสารทางราชการที่เกี่ยวข้อง เช่น หนังสือสำคัญแสดงการเปลี่ยนชื่อหรือชื่อสกุลฉบับจริงมาแสดงประกอบด้วย
การมาปรากฏตัวต่อหน้าทนายความถือเป็นเงื่อนไขบังคับทางกฎหมาย แม้ในปัจจุบันจะมีระบบดิจิทัลในบางประเทศ แต่กรอบกฎหมายไทยที่กำกับดูแลทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารยังไม่รองรับการรับรองเอกสารทางไกลหรือผ่านระบบวิดีโอสำหรับการนำไปใช้ระหว่างประเทศ ผู้ลงนามหรือกรรมการบริษัททุกคนที่มีชื่อต้องได้รับการรับรองลายมือชื่อจะต้องเดินทางมาพบทนายความด้วยตนเอง ณ บริษัท ไทย ลีเกิล แอนด์ อิมมิเกรชั่น คอนซัลติ้ง เซอร์วิส จำกัด โดยสามารถนัดหมายได้ที่สำนักงานกรุงเทพมหานคร (ลาดพร้าว ซอย 95) หรือสำนักงานขอนแก่น ซึ่งเอกสารต้นฉบับจะได้รับการตรวจสอบตามขั้นตอนมาตรฐาน
การพิจารณาหนังสือรับรองจากไทยโดยศาล สถาบันการเงิน และนายทะเบียนต่างประเทศ
สถาบันการเงิน สำนักงานที่ดิน ศาล และหน่วยงานกำกับดูแลในต่างประเทศ มักกำหนดให้เอกสารที่ยื่นต้องผ่านการรับรองโดยผู้ประกอบวิชาชีพที่มีอำนาจตามกฎหมาย เนื่องจากประเทศไทยไม่มีตำแหน่งโนตารีพับลิคตามระบบซีวิลลอว์ องค์กรต่างประเทศจึงมักสอบถามเกี่ยวกับสถานะทางกฎหมายของคำรับรองที่ออกโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร การยื่นเอกสารทางธุรกิจ เช่น การแต่งตั้งกรรมการในต่างประเทศ การทำหนังสือมอบอำนาจเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ การเปิดบัญชีธนาคาร หรือการจัดตั้งบริษัทย่อย มักจำเป็นต้องใช้หนังสือรับรองนิติบุคคลจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าที่ได้รับการรับรองสำเนาถูกต้อง ควบคู่ไปกับการรับรองลายมือชื่อของกรรมการผู้มีอำนาจ
ฝ่ายกำกับดูแลและตรวจสอบความถูกต้อง (Compliance) ในต่างประเทศจะตรวจสอบว่าผู้รับรองเอกสารมีอำนาจตามกฎหมายในการรับรองลายมือชื่อหรือไม่ ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารทุกคนที่ขึ้นทะเบียนตามข้อบังคับสภาทนายความ พ.ศ. 2551 จะมีหมายเลขทะเบียนและตราประทับประจำตัวที่ได้รับการบันทึกไว้ในทะเบียนของสภาทนายความ เมื่อหน่วยงานต่างประเทศต้องการตรวจสอบความถูกต้อง สามารถตรวจสอบคุณสมบัติและสถานะของทนายความได้กับสภาทนายความโดยตรง อย่างไรก็ดี หน่วยงานผู้รับเอกสารในแต่ละประเทศมีอำนาจอธิปไตยในการกำหนดเกณฑ์การรับฟังพยานหลักฐาน และเป็นผู้ตัดสินใจว่าคำรับรองดังกล่าวสอดคล้องกับระเบียบภายในของตนหรือไม่
เพื่อป้องกันความล่าช้าในขั้นตอนการยื่นเอกสารต่างประเทศ ผู้รับบริการควรขอคำแนะนำและข้อกำหนดด้านรูปแบบที่ชัดเจนจากหน่วยงานปลายทางก่อนเข้ารับบริการ บางหน่วยงานอาจยอมรับหนังสือรับรองของทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารโดยตรง ในขณะที่บางแห่งอาจกำหนดให้นำเอกสารไปผ่านการรับรองนิติกรณ์ที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล และสถานทูตของประเทศปลายทางในกรุงเทพมหานครเพิ่มเติม การตรวจสอบข้อกำหนดร่วมกับทีมทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร 7 ท่านของเรา จะช่วยให้การจัดเตรียมเอกสารเป็นไปอย่างสอดคล้องกับระเบียบของปลายทางก่อนการลงนาม
แนวทางปฏิบัติสำหรับเอกสารหลายภาษาและการแปลเอกสารควบคู่กับการรับรอง
ธุรกรรมข้ามพรมแดนมักเกี่ยวข้องกับเอกสารที่เป็นภาษาต่างประเทศ หรือเอกสารภาษาไทยที่ต้องแปลเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาอื่น สิ่งสำคัญคือต้องแยกแยะระหว่างการรับรองการลงนามในเอกสารกับการรับรองคำแปล เมื่อทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารทำการรับรองลายมือชื่อในเอกสารภาษาต่างประเทศ ทนายความทำหน้าที่รับรองตัวตนของผู้ลงนามและการลงนามต่อหน้าเท่านั้น มิได้รับรองว่าข้อความในเนื้อหาของเอกสารมีความถูกต้องตามกฎหมายต่างประเทศที่บังคับใช้กับธุรกรรมนั้นๆ
ในกรณีที่ต้องนำเอกสารมหาชนที่ออกโดยหน่วยงานราชการไทย เช่น สูติบัตร ทะเบียนสมรส หรือใบสำคัญการหย่า ไปใช้ในต่างประเทศ เอกสารต้นฉบับภาษาไทยจะต้องได้รับการแปลเป็นภาษาของประเทศปลายทางโดยผู้แปลที่มีคุณสมบัติเหมาะสม จากนั้นผู้แปลจะต้องทำคำแถลงยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรว่าคำแปลนั้นถูกต้องและตรงตามต้นฉบับเดิมทุกประการ ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารจะทำการรับรองตัวตนและลายมือชื่อของผู้แปลในคำแถลงดังกล่าว ทำให้เกิดเป็นชุดเอกสารที่พร้อมสำหรับการนำไปยื่นรับรองนิติกรณ์ในขั้นตอนต่อไป
สถานทูต หน่วยงานราชการ และศาลในต่างประเทศมีระเบียบที่เคร่งครัดเกี่ยวกับคำรับรองการแปล บางแห่งอาจกำหนดให้ใช้ผู้แปลที่ขึ้นทะเบียนเฉพาะ ในขณะที่บางแห่งยอมรับคำแปลจากผู้แปลทั่วไปหากมีทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารรับรองลายมือชื่อของผู้แปล เนื่องจากหน่วยงานปลายทางเป็นผู้ตัดสินการยอมรับเอกสาร การส่งข้อกำหนดด้านการแปลของหน่วยงานปลายทางมาให้สำนักงานของเราที่กรุงเทพมหานคร หรือขอนแก่น ตรวจสอบล่วงหน้า จะช่วยให้การเตรียมเอกสารเป็นไปตามขั้นตอนที่ถูกต้อง
การเปลี่ยนแปลงของกระบวนการรับรองเอกสารข้ามพรมแดนเมื่ออนุสัญญา Apostille มีผลใช้บังคับในปี 2570
ประเทศไทยได้เข้าเป็นภาคีอนุสัญญาอัครพินัยกรรม (Hague Apostille Convention) อย่างเป็นทางการเมื่อวันที่ 30 มิถุนายน 2569 ซึ่งนับเป็นก้าวสำคัญสำหรับการรับรองเอกสารระหว่างประเทศ อย่างไรก็ดี การภาคยานุวัตินี้ไม่ได้ส่งผลให้กระบวนการเปลี่ยนแปลงในทันที อนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับสำหรับประเทศไทยตั้งแต่วันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 เป็นต้นไป ดังนั้นจนกว่าจะถึงวันดังกล่าว ขั้นตอนการรับรองนิติกรณ์ทางกงสุลยังคงมีผลบังคับใช้อย่างเคร่งครัด เอกสารที่ออกในประเทศไทยเพื่อนำไปใช้ในต่างประเทศยังคงต้องดำเนินการตามลำดับขั้นตอนเดิม คือ การรับรองโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร การรับรองนิติกรณ์ที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ และการรับรองนิติกรณ์ขั้นสุดท้ายที่สถานทูตของประเทศปลายทางในกรุงเทพมหานคร
ตั้งแต่วันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 เป็นต้นไป กระบวนการจะเปลี่ยนแปลงไปอย่างมากสำหรับเอกสารที่ส่งไประหว่างประเทศไทยกับประเทศภาคีอื่นของอนุสัญญาที่ไม่ได้คัดค้านการเข้าเป็นภาคีของไทย เอกสารจะไม่จำเป็นต้องผ่านการประทับตรารับรองซ้ำซ้อนจากทั้งกระทรวงการต่างประเทศและสถานทูตต่างประเทศอีกต่อไป แต่จะใช้เพียงหนังสือรับรอง Apostille ที่ออกโดยหน่วยงานผู้มีอำนาจของไทย สำหรับเอกสารของภาคเอกชน เช่น สัญญาทางธุรกิจ หรือหนังสือมอบอำนาจ การรับรองลายมือชื่อโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารยังคงเป็นขั้นตอนเบื้องต้นที่จำเป็นในการยืนยันความถูกต้องของลายมือชื่อ ก่อนที่หน่วยงานผู้มีอำนาจจะออกหนังสือรับรอง Apostille ให้ได้
การเริ่มใช้ระบบ Apostille จะไม่ยกเลิกขั้นตอนการรับรองนิติกรณ์ทางกงสุลทั้งหมด เนื่องจากประเทศที่ไม่ได้เป็นภาคีของอนุสัญญายังคงอยู่นอกกรอบความตกลงนี้ ทำให้เอกสารที่ส่งไปยังประเทศเหล่านั้นยังคงต้องผ่านกระบวนการรับรองนิติกรณ์ทางกงสุลแบบเดิมแม้จะพ้นกำหนดวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 แล้วก็ตาม นอกจากนี้ หน่วยงานปลายทางยังคงเป็นผู้มีอำนาจพิจารณาว่าเอกสารนั้นตรงตามมาตรฐานกฎหมายของตนหรือไม่ ทีมงานของ บริษัท ไทย ลีเกิล แอนด์ อิมมิเกรชั่น คอนซัลติ้ง เซอร์วิส จำกัด ซึ่งประกอบด้วยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร 7 ท่าน ณ สำนักงานกรุงเทพมหานคร (ลาดพร้าว ซอย 95) และสำนักงานขอนแก่น พร้อมให้คำปรึกษาแก่ผู้รับบริการผ่านทาง LINE @Thailegal เพื่อวางแผนขั้นตอนการรับรองเอกสารให้ถูกต้องตามระเบียบของแต่ละประเทศปลายทาง
FAQ
ประเทศไทยมีตำแหน่งโนตารีพับลิค (Notary Public) หรือไม่?
ทนายความผู้ทำคำรับรองสามารถรับรองเอกสารสำหรับใช้ภายในประเทศไทยได้หรือไม่?
เอกสารที่ผ่านการรับรองจากทนายความแล้ว ยังต้องนำไปรับรองนิติกรณ์อีกหรือไม่?
สามารถตรวจสอบได้อย่างไรว่าทนายความเป็นผู้ขึ้นทะเบียนถูกต้อง?
Sources & references
- Lawyers Council of Thailand — checked 2026-11-04
- Department of Consular Affairs – Legalization — checked 2026-11-04
- HCCH – Apostille Convention status table — checked 2026-11-04